Hoe optimaliseer je de facilitaire organisatie?

Hoe bepaal je als bedrijf of instelling de juiste (vervolg)stappen bij het toekomstbestendig opzetten en inrichten van je facilitaire organisatie? Hoe verbeter je de aansluiting tussen de facilitaire organisatie en het primaire proces. Ingeborg Leene en Marieke Winter, adviseurs bij Draaijer, leggen uit hoe ze met de aanpak “Richten, Inrichten en Verrichten” organisaties begeleiden bij het creëren van structuur en overzicht binnen de afdelingen vastgoed, huisvesting en facilitair.

Grip krijgen op de vastgoed- en facilitaire dienstverlening begint bij inzicht en structuur. Wij willen begrijpen hoe de vastgoed en facilitaire organisatie en het primaire proces ten opzichte van elkaar functioneren en wat de gewenste situatie is. Bij Draaijer zetten we het Regiemodel in als middel om te doorgronden waar zaken goed zijn gekaderd, georganiseerd en worden uitgevoerd. In een workshop Richten werken we toe naar een Kansenkaart: een overzicht van alle ontwikkelkansen binnen de afdelingen Vastgoed & Facilitair, inclusief gerichte adviezen.

Een integrale aanpak

Hoewel het altijd gaat om een verandertraject op facilitair vlak verschilt de vraag per organisatie. De aanleiding kan financieel zijn, omdat de organisatie zich genoodzaakt voelt om naar haar eigen bedrijfsvoering en effectiviteit te kijken. Of de facilitaire dienstverlening binnen de organisatie moet worden gecentraliseerd. De uitdaging is iedere keer: “hoe kom ik in regie?”

Samen met alle betrokkenen binnen de organisatie zorgen we ervoor dat losse processen worden omgezet naar een geïntegreerde aanpak met een heldere organisatiestructuur, duidelijke rolverdeling en goede regie. Hierbij is een integrale aanpak van belang. We analyseren de situatie gezamenlijk en betrekken daarbij alle niveaus: directieleden, teamleden en leveranciers. We staan in én naast de organisatie. Juist facilitaire werkzaamheden bestaan vaak uit veel details en werkzaamheden die direct bijdragen aan het primaire proces. Facilitaire thema’s zoals schoonmaak en voeding dragen bij aan de tevredenheid over het primaire proces. Bovendien móet je iedereen wel meenemen als je in een verandertraject draagvlak wilt creëren.

Van inzicht naar structuur

De Kansenkaart geeft inzichten die een organisatie kan gebruiken in de volgende fase: het maken van een inrichtingsplan. Bij het Inrichten leveren we een concreet rapport op dat voor de betrokkenen herkenbaar is en overzichtelijk maakt welke vervolgstappen nodig zijn. Samen bepalen we de prioriteiten voor een gefaseerde uitvoering, zodat de organisatie effectief en verantwoord kan sturen op basis van actuele gegevens.

We zetten daarbij een stevige structuur neer die meebeweegt met eventuele veranderingen. Bij een grote organisatorische verandering – bijvoorbeeld een verandering in visie, missie of strategie – helpt het resultaat de organisatie om de verdere inrichting in de toekomst zelfstandig op te pakken. Indien wenselijk blijven we betrokken in de implementatiefase, wij kunnen hierbij de volledige implementatie begeleiden of een meer coachende rol nemen door bijvoorbeeld in het eerste jaar elk kwartaal samen te evalueren hoe het gaat. Het doel van “Richten, Inrichten en Verrichten” is dat vastgoed, huisvesting en facilitair optimaal functioneren en meebewegen met de toekomstige behoeften van de organisatie.

Toekomstbestendige facilitaire organisaties

Met een gefaseerd stappenplan kunnen we gestructureerd verbeteringen doorvoeren. Niet alles in één keer, maar gewoon stapje voor stapje. We merken dat in de zorgsector kosten steeds meer onder druk komen te staan. Een efficiënte, maar ook kwalitatief sterke en flexibele facilitaire organisatie is belangrijker dan ooit. Net als het ontzorgen van het primaire proces zodat de aandacht gaat naar directe zorg aan de cliënt. Bijvoorbeeld door lichte zorg- en welzijnstaken bij het facilitaire personeel neer te leggen. Met deze aanpak heeft Draaijer al verschillende zorgorganisaties mogen helpen in het aansluiten van de facilitaire organisatie op het veranderende primaire proces. Bijvoorbeeld het optimaliseren van de facilitaire bedrijfsvoering bij Wender en het toekomstbestendig maken van de facilitaire organisatie van Zorggroep Sint Maarten.

Daarnaast brachten we huisvesting en facilitair op orde bij Stichting Yuverta en zetten we onze kennisin om Stichting Prokino Kinderopvang te ondersteunen bij strategisch huisvestingadvies, waaronder landelijke inkoop van facilitaire diensten en het leveren van facilitaire regisseurs.