Ruimte bieden aan de ontwikkeling en ambities van leerlingen in een snel veranderende samenleving. Dat is waar veel scholen zich voor inzetten. Maar, de onderwijssector kampt met een grootschalige opgave: gebouwen vragen om grootscheeps onderhoud en renovatie, de match tussen vastgoed, veranderende leerlingenaantallen en ontwikkelingen als gepersonaliseerd leren vereisen de nodige vernieuwing. Ook op het gebied van duurzaamheid en binnenklimaat valt nog veel winst te behalen. Kortom, de sector moet aan slag om de transitie te realiseren naar een leer- en werkomgeving die voldoet aan de eisen van leerlingen en docenten, nu én in de toekomst. Maar de oplossingen van gisteren bieden geen soelaas meer voor de uitdagingen van vandaag. Dit roept vragen op over hoe de sector kan vernieuwen om ambities waar te maken en leerlingen en medewerkers passende (ontwikkel)ruimte te bieden opdat ze elke dag het beste uit zichzelf kunnen halen.
PPS netwerk hield een interview met Erwin en Casper (voormalig adviseur bij Draaijer) over de uitdagingen en kansen rondom het realiseren van een meer data-gedreven organisatie en de waarde die dit oplevert voor uw organisatie.
Erwin en Casper, jullie zijn bevlogen adviseurs waar het gaat om het slim gebruik van data om toekomstbestendige organisaties te creëren en als zodanig vernieuwing en waarde te creëren voor de primaire processen. Wat is de brandstof van die bevlogenheid?
Erwin: De brandstof ontstond zo’n vijf jaar geleden doordat we betrokken raakten bij een integraal project, een DBMO-opgave. Rond diezelfde tijd werd ook The Edge opgeleverd, destijds één van de meest prestigieuze kantoorgebouwen van Nederland. Bij oplevering in 2015, droeg het gebouw de titel van het duurzaamste gebouw ter wereld.
Hoofdhuurder Deloitte zette die status in om zich te onderscheiden ten opzichte van de concurrentie en bij klanten en medewerkers. Daarnaast werd het gebouw gepresenteerd als het slimste gebouw van Nederland door het gebruik van slimme informatie. Het gebouw beschikt namelijk over meer dan dertigduizend sensoren die via één centraal computersysteem met elkaar communiceren om zo op geleide van de aanwezigheid van gebruikers de ventilatie, het binnenklimaat en de verlichting te reguleren. Het doel was om hiermee meer efficiëntie te creëren in energieverbruik en onderhoud van apparaten.
Het in gebouwen inzetten van dit soort slimme informatie maakte The Edge een interessante case voor ons. En dus gingen we op onderzoek uit naar de impact van de ontwikkelingen rondom het gebruik van ‘slimme informatie’ voor de opdrachten waar wij bij betrokken waren. We konden ons voorstellen dat deze trend niet alleen waarde creëert voor de grote corporate kantoorgebouwen, maar dat het ook bij zou kunnen dragen aan de optimalisatie van leer- en zorgomgevingen en huisvesting voor MKB-bedrijven. Wij zijn specifiek verder gaan kijken naar de mogelijkheden en kansen voor onderwijshuisvesting. Daar zagen we nog veel onbenutte kansen als gaat om slim datagebruik. Daar moest wat aan en mee gedaan worden.”
Betekende dit inzicht dat het onderwijs ook aan de slag moest met het plaatsen van sensoren in schoolgebouwen?
Erwin: “Niet per se. Er is namelijk al enorm veel data om ons heen aanwezig. We hebben dus niet nóg meer sensoren nodig om een slim schoolgebouw te realiseren.”
Casper: “De uitdaging is dat die data veelal versnipperd in silo’s aanwezig is binnen de organisatie en in de keten, waardoor het niet effectief benut kan worden ten dienste van de primaire processen en het welzijn van leerlingen en medewerkers. De opgave was daarmee geboren: het afbreken van die silo’s, de data bij elkaar brengen om zo één integraal operationeel model te creëren door een slimmere koppeling tussen de al aanwezige data en de daarin voorradige informatie.“
Erwin: “Met die opgave zijn we in co-creatie met diverse opdrachtgevers, opdrachtnemers en leveranciers aan de slag gegaan. Want: hoe mooi kan de wereld, en dan met name de onderwijswereld, eruitzien door gewoonweg eens die muren tussen verschillende disciplines af te breken?”
Met het afbreken van muren bedoelen jullie dat verschillende partijen in de keten en binnen de organisatie data met elkaar zouden gaan delen via een centraal punt en nauwer samen moeten werken? En over wat voor type data hebben we het?
Erwin: “Ja. We zouden veel verder kunnen komen door de in keten opgebouwde muren af te breken en de bij de verschillende partijen aanwezige data met elkaar te delen. Uiteraard met het doel daarmee het onderwijs te optimaliseren. Voor ons is dat een mooi en leerzaam traject geweest. We gingen op zoek naar een oplossing om alle data die beschikbaar was bij verschillende stakeholders in de keten bij elkaar te brengen. We hebben het hier niet alleen over onderhoud- en beheerdata of technisch gerealiseerde data, maar ook over andere onderwijsdata zoals roostergegevens, aanwezigheidsregistratie, feedback van leerlingen en informatie vanuit het facilitair proces.”
En lieten die muren zich makkelijk breken?
Erwin: “Nou, we liepen daar al meteen tegen de eerste muur op. Want: er was geen partij die al die data goed aan elkaar kon koppelen en verbinden. Er waren veel deeloplossingen in de markt die effectief waren in hun specifiek domein. Maar al die individuele deelsystemen konden als standalone niet maximaal bijdragen aan een optimale leeromgeving. En dat is het vertrekpunt geweest waarop we besloten om in co-creatie een oplossing te ontwikkelen en te bouwen die alle data wél met elkaar kon verbinden. Daaruit ontstond een integraal overzicht in de vorm van een interactief dashboard.”
Maar verander je als adviseurs daarmee niet van rol, van adviseur naar een IT-bedrijf?
Casper: “Laten we duidelijk zijn: wij zijn géén IT-bedrijf. We blijven binnen dit proces een adviserende rol bekleden, maar nemen wél verantwoordelijkheid voor het resultaat. We faciliteren het proces door de juiste partijen en technologie te koppelen en in gezamenlijkheid de waarde in kaart te brengen. Deze aanpak was initieel voor één opdrachtgever bedoeld. Inmiddels hebben we geleerd dat, hoewel dit geen ‘one size fits all’ oplossing is, het in grote mate wel als template bij andere partijen kan worden ingezet om hun omgevingen data gedreven te maken.”
Wat heeft jullie interactieve dashboard partijen gebracht, wat is de waarde van het bij elkaar brengen van die data?
Casper: “Wat we zien is dat de wereld echt in transitie is: niet in verandering maar in transitie. Voor ons betekent dit dat bestaande oplossingen die we, zeg maar, tot ongeveer twee jaar geleden als geaccepteerd beschouwden, niet meer toereikend zijn om de problemen die op ons afkomen op te lossen. Dus we moeten op zoek naar een nieuw evenwicht en naar nieuwe oplossingen die ons helpen om de toekomst en de uitdagingen die voor ons liggen het hoofd te bieden. Het zou wat obligaat zijn om te zeggen dat we dat voorzien hadden met het project waar Erwin naar refereerde, maar het is wel zo dat we door het realiseren van een slim dashboard ons realiseerden dat het helpt om in een project steeds terug te gaan naar één single source of truth en naar één manier van denken.
Het dashboard zorgt ervoor dat mensen in verbinding met elkaar worden gebracht en met elkaar vanuit verschillende perspectieven naar één waarheid kijken en daar allemaal hun voordeel mee doen bij het realiseren van betere en gezondere leer- en werkomgevingen.”
Erwin: “Uiteindelijk is het grote doel om integraal met alle thema’s om te springen. Want uiteindelijk gaat het steeds meer om het vinden van de optimale balans tussen alle disciplines. Zo heeft het onderwijs ook te maken met uitdagingen op het gebied van energiereductie en CO2 uitstootreductie, maar tegelijkertijd willen we een optimaal leerklimaat kunnen bieden. Door gebruik van data willen we voorkomen dat onnodig energie en geld geïnvesteerd wordt in inefficiënte processen, omdat die beter ingezet kunnen worden voor het leerproces. Je hebt als onderwijsinstelling dus een aantal variabelen, zoals kwaliteit, geld en energie, waar een optimum in gevonden moet worden. Daarvoor moet je verschillende domeinvariabelen naast elkaar kunnen leggen en monitoren om tot een passende besluitvorming te komen voor de beste waarde creatie.”
Welke uitdagingen ondervinden jullie of de organisaties die deze aanpak implementeren?
Erwin: “Waar je uiteindelijk naartoe wilt, is dat de mensen hier met elkaar mee aan de gang gaan en comfortabel en vertrouwd raken met het handelen op basis van data. Dat is een proces dat je stapsgewijs moet introduceren. Het is een gestaag en continu leerproces. In onze projecten komen we veel mensen tegen die grootse ambities hebben om iets met data te doen. Daarmee beginnen is vaak niet zo moeilijk, maar hierin consistent zijn, volhouden en afmaken is voor velen problematisch. Reden: de meeste mensen zijn daar niet klaar voor.”
Casper: “Wat wij geleerd hebben, is dat je huisvestingsvraagstuk integraal moet benaderen. In de meer traditionele bedrijfsvoering wordt er nog in termen van compartimenten gedacht, dus afdeling ICT, FM en HR. Bij de stap richting slimme gebouwtechnologie moeten die verschillende ’afdelingen verregaand met elkaar samenwerken om de meerwaarde werkelijk te benutten. Zoals Erwin al zei: de conciërge en facilitair manager kunnen baat hebben bij die slimme gebouwtechnologie, maar daarvoor hebben zij ook de ICT-afdeling nodig om het systeem op gang te krijgen. Dus je moet hierin de samenwerking opzoeken. Dat zie ik wel als één van de uitdagingen voor organisaties die van origine niet ingericht zijn om op deze wijze te werken.
Bijvoorbeeld: een docent kan ervan overtuigd zijn dat een groot leslokaal voltijds voor hem/haar beschikbaar moet worden gehouden omdat hij/zij dat intensief gebruikt. Maar als je naar de data kijkt over het gebruik van zo’n lokaal, valt het in de praktijk vaak mee. Je ziet dan dat het lokaal in werkelijkheid minder vaak of voor kleinere groepen wordt gebruikt dan men aanneemt. Met dit inzicht kun je de ruimtes effectiever indelen, optimaler benutten en bemensen. Dus in plaats van vast te houden aan die grote ruimte, kun je de groep onderbrengen in een ruimte waar het onderwijs beter tot zijn recht komt, er minder energieverbruik is en wellicht ook minder verlichting aan hoeft. Met deze denk- en handelswijze vraag je docenten om niet te denken in termen van ‘grotere ruimten zijn per definitie beter’. Je kiest de ruimte met de focus op doelmatigheid.
Dat vraagt om het nodige commitment en lef van mensen, want het maken van die omslag kan ook als hinderlijk en onwenselijk worden ervaren. Iedereen wil vernieuwen, maar in de implementatie vraagt vernieuwing ook om gedragsverandering en doorzettingsvermogen. Mensen staan vaak onwelwillend tegenover verandering en doorzetten is evenmin makkelijk. Dat kan een spanningsveld creëren waardoor men vroegtijdig afhaakt.”
Het gaat dus niet om het zoveel mogelijk gegevens verzamelen en opslaan, maar om precies weten welke gegevens er echt toe doen en mensen bewegen de omgeving slim en rendabel te gebruiken?
Erwin: “Klopt. Een mooi voorbeeld is het project Windesheim. Dat is een grote onderwijsinstelling op de campus in Zwolle met vele honderden ruimtes. Door hen te helpen met het juiste gebruik van data hebben zij meer inzicht over wat er werkelijk gebeurt binnen die gebouwen. Ze hebben meer helderheid over de intensiteit en wijze van gebruik waardoor ze beter keuzes kunnen maken voor wat betreft het gebruik van ruimtes zodat deze benut worden voor de type activiteiten passend bij het leerdoel- en proces. En zo kan de onderwijsinstelling betere keuzes maken bij renovaties en nieuwbouwprojecten.”
Wat is het startpunt van organisaties die deze werkwijze willen omarmen?
Casper: “Wij beginnen onze aanpak altijd met een ‘strategy hack’ waarbij we met een aantal sleutelfiguren binnen de organisatie aan de slag gaat met het in kaart brengen van de ambities van de school. Waartoe zijn ze op aarde? Welke uitdaging hebben ze voor zich? Met andere woorden: welk probleem moet worden opgelost? Welke kansen moeten (beter) worden benut? En wat moet datatechnologie aan verandering en vernieuwing opbrengen?
Om kansen optimaal te benutten moet je vooraf scherp nadenken over de ‘pijnpunten’ binnen je huisvestingstrategie die je wilt oplossen met het gebruik van ‘slimme’ gebouwtechnologie. Een pand volhangen met allerlei sensoren en de gebruiker opzadelen met een applicatie of dashboard moet geen doel op zich zijn. Je moet dus vooraf nadenken over hoe je een gebouw kunt ontwikkelen dat oplossingen biedt voor bestaande problemen én comfort verhogende oplossingen biedt waar de gebruiker zelf nog niet eens aan gedacht had. Pas dan kun je mensen aangehaakt krijgen en houden en daadwerkelijk de meerwaarde aantonen. En die meerwaarde is niet alleen te kwantificeren in termen van leerlingenprestaties- en tevredenheid, maar ook van medewerkers die hun rol effectiever kunnen vervullen.”
Onderwijsinstellingen kampen met een schaarste aan financiële middelen en mensen. Vormt de bekostiging en bemensing van deze vernieuwing geen drempel voor organisaties om hierbij aan te haken?
Casper: “Die schaarse heeft, naast andere oorzaken, ook te maken met het gegeven dat we in de afgelopen jaren efficiëntie tot doel hebben verheven en het doel van het onderwijs uit het oog zijn verloren. Onderwijs heeft een duidelijk cognitief karakter, maar het vraagt ook iets sociaals van de school. De leerlingen en medewerkers moeten dus weer het vertrekpunt worden voor de besluitvorming, zowel binnen de onderwijsinstelling als in de politiek en bij de wetgever.
En juist omdat er een tekort is aan mensen en middelen moeten onderwijsorganisaties nog scherper kijken naar hoe ze hun ambities waar kunnen maken en daarbij ieder euro maximaal kunnen inzetten. Daarvoor heb je geen extra bakken met geld nodig om te investeren, maar moet je juist beter leren roeien met de riemen die je hebt door wat al aanwezig is optimaal te benutten. Daar kan het slim gebruik van data mooie handvatten voor bieden.”
Dit interview is op 11 januari 2023 gepubliceerd door PPS Netwerk Nederland.
Jan Joost FlimDirecteur Draaijer