Slimmer samenwerken bij de Gemeente Amersfoort
Onze collega Marieke Winter heeft in het afgelopen jaar als projectleider Herhuisvesting voor de gemeente Amersfoort gewerkt. In dit blog vertelt zij hoe zij deze periode heeft ervaren.
Slimmer SamenWerken
Binnen de gemeente Amersfoort is in 2021 de intentie uitgesproken om zowel fysiek als digitaal ‘slimmer’ te gaan samenwerken. Hiervoor is ‘Slimmer SamenWerken’ in het leven geroepen. Hierbinnen valt alles wat te maken heeft met tijds- en plaatsonafhankelijk werken in een werkomgeving, kijkend naar de behoeften van zowel de medewerkers als organisatiebreed.
Activiteitgericht kantoorconcept
Eén van de deelopgaven binnen Slimmer SamenWerken is het Activiteit Gerelateerd Werken. In 2021 is hiervoor een pilot onder zes afdelingen opgezet. Na de succesvolle afronding van deze pilot is besloten dit verder uit te rollen naar alle andere afdelingen. Dit heeft als doel de werkplekomgeving van de medewerkers in het stadhuiscomplex aan de hand van een activiteitgericht kantoorconcept in te richten. Zo kunnen zij alvast ‘wennen’ aan deze manier van werken, die ook in het in 2025 op te leveren nieuwe stadhuis zal worden toegepast.
Werplekmix op basis van persona’s
Bij het onderzoek naar de gewenste nieuwe werkomgeving analyseerden we vanuit het projectteam per afdeling de (onderlinge) dynamiek, het soort werk, de mate van klantcontact en functie gerelateerde of medische bijzonderheden. Hierbij hebben we persona’s ingezet voor het bepalen van de werkplekmix en -behoeften op de afdelingen. Het projectteam, met een vertegenwoordiging uit de organisatie van de afdelingen Huisvesting, Facilitair, IT en HR en interieurarchitect Atje Deinum van Buro Wierda, was in continue dialoog met de afdelingen om de onderzoeksresultaten te delen en te verkennen welke aanvullende specifieke wensen er nog leefden. Ook is gekeken naar de dynamiek op de afdelingen en de verwachte groei informatie. Voor het project zijn zogenoemde afdelingsambassadeurs aangesteld die deelnamen aan deze gesprekken. Zij leverden een belangrijke bijdrage aan het succes van deze opgave: deze ambassadeurs zorgden voor draagvlak binnen de organisatie.
Ruimtebehoefte onderzoeken
Op basis van een vlekkenplan (een studie waarin de ruimtebehoefte per afdeling, de functionele relatie tussen afdelingen en teams en de indelingsmogelijkheden in de gebouwen samenkomen) zijn de ruimtelijke mogelijkheden om alle afdelingen te huisvesten verkend en vastgelegd. Dankzij deze studie konden wij aantonen dat er in het stadhuiscomplex voldoende ruimte beschikbaar is om alle afdelingen te huisvesten. Een belangrijk bijkomend voordeel was dat door deze herhuisvesting een kantoorlocatie aan de overzijde van het stadhuiscomplex kon worden vrijgespeeld. Deze locatie wordt momenteel getransformeerd naar een opvanglocatie voor vluchtelingen.
Bruis-ruis-rust indeling
We zorgden er bij de herindeling voor dat afdelingen waarvan de medewerkers wederzijds veel samenwerken naast elkaar gepositioneerd werden. Met een generieke ‘bruis-ruis-rust’ indeling hebben we uniformiteit gecreëerd. Daarbij zijn de ‘bruiszones’, waar meer reuring verwacht mag worden, zoveel mogelijk rondom de trappen en liften geplaatst.
Na het vaststellen van het vlekkenplan is per afdeling een inrichtingsplan opgesteld. Deze plannen zijn in nauwe samenwerking met de ambassadeurs en het management van de betreffende afdelingen van concept naar definitief inrichtingsplan uitgewerkt.
Flexibiliteit tijdens de verbouwing
Na vaststelling van alle plannen kon gestart worden met de daadwerkelijke verbouwingen en verhuizingen. Een complexe puzzel, aangezien we te maken hadden met een organisatie in bedrijf. De medewerkers hadden begrip voor deze situatie. Zij konden tijdens de verbouwing tijdelijk op een andere afdeling of thuis werken. Ook zijn zij gedurende het project via 2-wekelijks nieuwsbrieven op de hoogte gehouden over de voortgang ervan, eventuele bijzonderheden en inspirerende tips & tricks.
Werkplekspel
Kort voor de oplevering van de nieuwe werkomgeving zijn alle medewerkers uitgenodigd voor een ‘werkplekspel’, waarbij ze aan de hand van een thema, zoals sociale interactie en vindbaarheid, bezetting of werkafspraken met elkaar in gesprek gingen over dilemma’s. De opgedane ervaring uit deze werkplekspellen kon direct in de praktijk toegepast worden in hun nieuwe werkomgeving.
Wij hebben de medewerkers gevraagd drie maanden hun nieuwe werkomgeving te gaan ervaren (onder de noemer ‘100 dagen niets vragen’). Aansluitend hebben we daarover evaluatiegesprekken met hen gevoerd. Vanuit de organisatie is tevredenheid uitgesproken over de nieuwe manier van werken. Zij ervaren het als prettig dat nu alle afdelingen bij elkaar gehuisvest zijn en iedereen zich onderdeel van de gemeente voelt. Hoewel sommige medewerkers op voorhand soms sceptisch waren over het aantal werkplekken in hun nieuwe omgeving wordt er in de praktijk nauwelijks krapte ervaren. Het projectteam is trots op het resultaat door ruim binnen tijd en budget alle afdelingen te hebben ingehuisd in hun nieuwe omgeving.
Begeleiding van de transitie
Onze adviseur Marieke Winter begeleidde de transitie. Waar het gaat om dit soort hybride huisvestingsopgaven geeft zij de volgende overwegingen mee:
- 80% van het slagen van de transitie naar activiteit gerelateerd werken is toe te wijzen aan de bereidheid van de medewerkers deze nieuwe manier van werken te omarmen. Door hier continu aandacht aan te blijven geven en elkaar aan te durven spreken wordt het een natuurlijk proces binnen de organisatie. Creëer na afronding van de herhuisvesting een leeromgeving waar blijvend aandacht is voor de gedragskant van de veranderingen binnen de werkomgeving.
- Maak de werkplekspellen een standaard onderdeel van het onboarding-programma voor nieuwe medewerkers en wijs ambassadeurs aan die als visitekaartje van en naar de afdelingen communiceren.
- Activiteit gerelateerd werken in een omgeving waar privacygevoelige werkzaamheden steeds prominenter worden vraagt om een andere (positionering) van werkplekken en ruimtes.
