Huisvesting en Facilitair op orde
Stichting Yuverta
Passend bij de organisatie en de ontwikkelingen bij Yuverta wil de afdeling Huisvesting & Facilitair (H&F) zich toekomstgericht positioneren. Draaijer heeft samen met een kernteam van de afdeling gewerkt aan een analyse en opzet, waar de afdeling nu zelf voortvarend mee aan de slag is. Samen wordt gebouwd aan het Huis op Orde.
Onze diensten
Visievorming
Huisvestingsadvies
Project- en exploitatieadvies
Facilitaire dienstverlening
Onderhoudsmanagement
Smart Building Strategy
“De ontwikkeling van de afdeling H&F is een verandertraject. Ik vergelijk het met een manier van het spelen van een spel. Je kunt een spel spelen om te winnen, om het uit te spelen. Je kunt een spel ook continu blijven spelen om beter te worden, slimmer in je tactiek, proactiever reageren op wat er op je af komt. Dat is wat wij willen: een toekomstbestendige, wendbare afdeling worden! Huis op Orde heeft daarvoor de basis gelegd.”
George Soebiantono
Manager Huisvesting & Facilitair
Inzicht, overzicht en structuur in processen
Het bleek dat een groot deel van de processen en werkwijzen nog niet goed uitgewerkt kon worden, door het ontbreken van een gemeenschappelijke visie, heldere kaders en duidelijke verantwoordelijkheden. Er was inzicht nodig waar het ging om structuur, organisatie en dienstverlening.
Dat begint bij inzicht en overzicht. Wat doet de afdeling, voor wie, waar staan we voor en wat zijn onze verantwoordelijkheden. Dit vraagt om gestructureerde processen en werkwijzen, en om samenwerking als één team met focus op continue verbeteringen en ontwikkelingen.
Positioneringsdocument Huisvesting & Facilitair
In verschillende stappen is informatie opgehaald over waar zaken goed lopen en waar issues zijn op het gebied van organisatie en dienstverlening. Draaijer heeft hiervoor het regiemodel als middel toegepast. Daarbij zijn ook de strategische uitdagingen en uitgangspunten meegenomen.
Met het kernteam zijn vervolgens de scope van dienstverlening en de taken, rollen en verantwoordelijkheden ingevuld. Er is een klantoverzicht en een opzet voor het accountmanagement gemaakt. Tegelijkertijd is gewerkt aan het positioneringsdocument dat als naam ‘Huis van Yuverta H&F’ meekreeg. Het is het gezamenlijke en gedeelde verhaal van H&F en kan ingezet worden binnen de afdeling, naar de klant en naar leveranciers.
Huis op Orde
Het traject Huis op Orde levert inzicht, overzicht en handvatten op voor het een verdere uitwerking en ontwikkeling van H&F. Alle in dit verband opgeleverde documenten en formats zijn in de basis opgezet en ingevuld. Draaijer pakte dit aan in drie stappen: Richten, Inrichten en Verrichten. We hebben nu gewerkt aan ‘Richten’ en, voor een klein deel, ‘Inrichten’. De volgende stap is het verder inrichten van H&F, waarbij eigenaarschap, betrokkenheid en samen werken aan de verandering randvoorwaarden zijn.
Draaijer heeft geadviseerd om de verdere uitwerking van de kansen te beleggen in drie thema’s:
Structuur van de afdeling
Team, inclusief rollen en profielen
Servicedesk, in relatie tot de ontwikkeling van de structuur en teamontwikkeling
Resultaten
Inzicht in dienstverlening en verantwoordelijkheden
Structuur in systemen, middelen, mensen en processen
Helder en gedragen positioneringsdocument van de afdeling
Concrete handvatten voor verdere ontwikkeling en verbetering
George SoebiantonoManager Huisvesting & Facilitair
